【実体験で語る】秘書のお仕事【向いてる人だけ読んで下さい】
秘書の仕事に興味がある人
「どんな人が秘書に向いてるのかな？」
こんな質問に答えます。
この記事の内容
- 秘書に向いている人はこんな人
- 秘書の仕事ブログで紹介
- 秘書に向いているか？この2つで判断
- 【秘書に向いているか】が重要【資格不要】
- 秘書に向いている人はこんな人【まとめ】
どんな人が秘書に向いているかしりたい人は、この記事を参考にしてみてください。
秘書に向いている人はこんな人
- お母さん役を演じれる人
- 気が利くねと言われる人
- 面倒見がいい人
- ぶれない人
- 提案できる人
1.お母さん役を演じれる人
子供を愛するお母さんは、子供に対して無償の愛を注ぎます。
秘書のお仕事は、子どもに愛を注ぐお母さんのように、社長と会社のことを考え、愛を注ぎます。
厳密にいうと、社長と家族・部下・お客様、関わるものすべてを受け入れられる人が秘書に向いています。
マザーテレサのような愛を注げる人になりましょう。
2.「気が利くね」と言われる人
気が利く人は、いつもまわりを意識できている人ですよね。
秘書の仕事は、気を利かせられる人ほど向いています。
普段から自然と気を利かせることができる人は、秘書の仕事を楽しむことができます。
「背中に目があるのかと思った」と言われるくらい目配り・気配り・心配りしてみる。
面倒見がいい人
お世話を焼くことが好きな人は、秘書の仕事が苦ではありません。
- 小学生の時保健委員とかやっていた人、実は秘書に向いていますよ。
おせっかいかしら？と思うくらいが、ちょうどよかったりする。
ぶれない人
秘書の仕事は、決定権を持った人と一緒に仕事をすることが多いです。
信頼関係が成り立っていれば決定権者は、秘書に意見を求めてくることがあります。
意見を求められたとき、考えがなく答えることが毎回ブレていたら、信用できませんよね。
ブレない答えを持てるよう、自分の芯を持ちましょう。
「体幹」のように精神の幹を鍛える。
提案できる人
改善した方が良いと思う案件が出たとき、ただ見てるだけでなく何か提案できるようにしましょう。
言われたことだけをやるのではなく、いつも自分で考える癖をつけるといいですね。
提案力は秘書に限らすどこでも喜ばれる。
秘書の仕事ブログで紹介
秘書の普段の仕事がどんな仕事か気になりますよね？
今回は、外資系の企業の「日本人社長秘書」について書きました。
部長秘書やグループ秘書にも同じことが言えるので秘書を目指す人は、目を通してみてください。
ある日のスケジュール
外資系IT企業日本人社長秘書
| 時間 | やること |
| 8:30 | 出勤 コーヒー準備（上司の好きなコナコーヒーを入れる・到着と同時に出す |
| 8:45 | スケジュール確認 |
| 10:00 | 来日予定のアメリカ社長の対応準備（迎え・セキュリティカード準備） |
| 10:30 | 上司主催のミーティング開始（議事録） |
| 12:00 | 予約済レストランへアメリカ人社長・上司と同行 |
| 14:00 | 社長のケア（水・温度調整・プレゼン準備など） |
| 17:00 | ディナー予約レストランへ最終人数連絡と食事内容確認 |
| 18:00 | タクシー手配・レストランへ同行・ディナー終了後帰宅 |
合間にやること（午前）
- メールチェック
- スケジュール管理
- お水とフルーツ準備、業者とのやり取り
- 電話会議の準備
- ミーティングの議事録作成
- 車の手配
（午後）
- メールチェック
- スケジュール管理
- 資産管理（備品の発注管理）・支払い管理（請求書関連などを経理部と連携）
- 会食の予約確認と調整
- アジア地域のアシスタントと電話会議
ざっくりと、こんな感じです。
正直言って秘書の仕事は、難しいことは何もないです。
相手を思いながら、「雑務を丁寧にこなす」ことで仕事は成り立ちます。
秘書に向いてるかはこの2つで判断できる
この2つが得意だと秘書に向いていると言えます。
- 接待・会議・イベントに使えるお店や会場リサーチ
- 抜かりなく、事前準備をする
1.接待・会議・イベントに使えるお店や会場リサーチ
外資系だったり、外国人のいる企業であれば「外国人が好きそうなお店」のリサーチができると強みになります。
レストランに関しては私は
食べログで一元管理しています。
保存済みリストで探せば、急ぎの時でも慌てずに済みます↓
会場のリサーチは、時期にっては込み合って予約ができないことがあるので、早めに準備することが大切です。
ホテルや会場には必ず営業担当者がいるので、普段からコンタクトを取り、急ぎの案件があった場合に相談できる仲になっておくといいですね。
2.抜かりなく、事前準備をする
例えば
「14：00からABCカンパニーから、佐藤社長が挨拶に来るから会議室予約しておいて」
と言われた場合
普通の秘書
- 会議室を予約、ハイ終わり。
私はこうします
- お客様はどんな人？：佐藤社長は暑がりだったらはず。お部屋の温度を下げて冷たい飲み物を用意しよう
- コーヒーとお茶どっち？：健康に気を使ってたはずだから、お茶にしよう好きな方をご提供
- ミーティング中にプレゼンをしそうか？：念のため、プロジェクターも準備しておこう
- この間ABCカンパニーニュースに出てたな…：忙しいだろうから労いの一言をおかけしよう
こんな感じで、事前に準備をしておけば、時間を無駄にすることがなく、かつ上司とお客様に喜ばれます。
社長クラスの人は、1分単位のスケジュールで動いているので、無駄が出ないように配慮すると、仕事が潤滑にまわるだけでなく、皆さんに喜ばれます。
ここまで読んで「私って秘書に向いてるかもしれない…ちょっとチャレンジしてみようかな」と思った人はなぜ派遣がおすすめ？役員・社長秘書で時給3,000円をご覧ください。
【秘書の向いているか？】が最重要【資格は不要】
一般的な考え方
- 秘書検定を受ける
- TOEICで高得点を取る
この辺りから考える人も多いですが、必要ないかも、です。
秘書をやっていた実際の私
- 秘書検定=高校1年生の時に学校で強制で受けた3級だけ
- TOEIC=中学3年生の時に受けたのが最後
- 英検=これも中学3年生で受けたのが最後
それでも秘書のお仕事を15年続けてきました。
どうしても受けたい人は、実際に働いてみて、実践で学んでから受けると効率的です。
働きたいと思った会社が、資格や点数を気にする会社
そこの会社は、ちょっと考えたほうがいかもしれません。
学歴や資格、点数でしか人を選べない会社は、働きはじめた後に嫌な思いをする確率が高いです。
人柄やコミュニケーション能力を重視した会社の方が、働きやすい会社なのは間違いありません。
自分で直接仕事を探せる人は問題ありませんが、紹介してもらえる人がいない場合や探せない人は、エージェントを通して探すことも視野に入れましょう。
「どんな会社で働くか？」
も大切ですが
「どんな人と働くか？」
が重要なので、企業内部の状況を把握しているエージェントを選ぶことが大切です。
リクルートエージェントを使った感想【採用側の企業の立場で考えた】では、秘書案件を多く扱っているリクルートエージェントについて記事にしてあるのでエージェント探しをされる方は参考にしてください。
ある程度キャリアがある人は、Samurai Job(サムライジョブ)転職が成功する理由を参考にして転職コンサルタントに相談することをおすすめします。
コンサルタントに相談することで自分では気づかない長所に気づかせてもらえたり、これからの方向性を見つめなおすことができます。
秘書に向いている人はこんな人【向き不向きがある】
最初の質問に戻ります。
秘書の仕事に興味がある人
「どんな人が秘書に向いてるのかな？」
秘書に向いている人
- お母さん役になれる人
- 気が利くひと
- 面倒見がいい人
- ぶれない人
- 提案できる人
この２つを抑えれば、【必要な秘書】になれます。
- 接待・会議・イベントに使えるお店や会場リサーチ
- 抜かりなく、事前準備をする
会社選びは、「どんな人と働きたいか？」をイメージして探すとわりと良い人に出逢いやすいです。
良い出逢いと仕事に出逢えますように。
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