【保存版】秘書に向いている人【心得15選】未経験でも選ばれる

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秘書の仕事に興味がある人「秘書の仕事に興味があるけど、どんな人が秘書に選ばれるんだろう?」

こんな疑問に答えます。

こちらは外資系IT企業で秘書の仕事をしていた時のイベントの写真です。

秘書の仕事のイメージが湧くように、貼っておきます。

この記事の内容

  • 秘書に向いている人の心得15選【未経験でも選ばれる】
  • 秘書に選ばれる人と選ばれない人の違い【選ばれない人の特徴】
  • 信用されたときに秘書に選ばれる【信頼関係がすべて】
  • 【まとめ】秘書に向いている人の心得15選
外資企業で12年、日系企業で3年秘書をしてきました。社長秘書の経験から、どんな人が秘書に選ばれるか?を記事にしました。
Twitterやっています。@takako1910

これから秘書をやってみたい人は、この記事をしっかり読んで「秘書に向いてるかな?」と当てはめながら読んでみてください。

オンライン秘書をやってみたい方向けに記事を書いています。
参考にしてください。
オンライン秘書になるには

【必見】秘書に向いている人の心得15選【未経験でも選ばれる】


過去に出会った、優秀な秘書仲間の特徴をまとめてみました。

普段当たり前にやっていることが、秘書にとって欠かせない大事なことだったりします。

秘書の仕事の重要度を表にしました。
◎は初めての人でもできた方が良いことです。
☆は経験を積んだ時、できた方が良いことです。

必要なこと 重要度
素直な人
気遣いができる人
思いやりがある人
話をしっかり聞く人
健康に気を使える人
3歩先を考えられる人
不愉快にさせない身だしなみができる人
一緒にいて楽しい人
時間を大切にできる人
大事なことをすぐにメモれる人
自己投資を怠らない人
ストレスを貯めない人
悪いニュースほど早めに報告できる人
情報のキャッチが早い人

順番に解説していきます。

秘書に選ばれる人①:素直な人

ミスをしたとき素直に「ごめんなさい」と言えますか?

他の人のせいにしたり、言い訳をしたりしていませんか?

秘書の仕事は、重要な局面に関わることがたくさんあります。

自分のミスで迷惑をかけそうになったとき、焦って人のせいにしたりしないように心がけましょう。

人のせいにする前に、ごめんなさいをいう。

秘書に選ばれる人②:気遣いができる人

自分のことばかり考えて仕事をしていませんか?

自分のことより先に相手のことを考えるくらいの気持ちでいると、うまくいくことが多かったりします。

先に相手のことを考える癖をつけると、自然と気遣いができるようになったりします。

自分のことより、相手のことを優先して考える。

秘書に選ばれる人③:思いやりがある人

上司がランチを食べる時間がないほど忙しい時の対処方法を考えていますか?

スケジュールが詰まってるときにミーティングが伸びてしまったら、ランチを食べる時間がなきなった、なんてこともあります。

  • 手軽に食べられるサンドイッチや、簡単につまめる軽食とお水をデスクに置いておく。

ちょっとした思いやりで喜ばれれつつ、午後の仕事に支障が出にくくなります。

思いやりが次の仕事に良い影響を与えることを知る。

秘書に選ばれる人④:話をしっかり聞く人

上司が部下に話しているとき、一緒に聞いていますか?

部下が注意されていた場合、あとでその部下をそっとフォローしてあげるだけで、部下だけでなく上司にも感謝されます。

「ちょっとだけ落ち込んでました」
と報告するだけで、上司も部下に対する次の対応を考える材料になったりします。

上司が気になることは、あなたも気にかける。

秘書に選ばれる人⑤:健康に気を使える人

食事や運動に気を使っていますか?

体力がないと、ハードな仕事についていけません。

いつも元気でいられるように、自分の体はしっかりケアしましょう。

ヨガやランニング、筋トレなど自分に合う運動を見つけて続ける。

秘書に選ばれる人⑥:3歩先を考えられる人

このあとどうなるかな?と先を考えていますか?

次に何が起きるか予測を立てて行動することで、仕事はスムーズに回ります。

行き当たりばったりの仕事ではなく、3歩先をみて仕事をする。

秘書に選ばれる人⑦: 不愉快にさせない身だしなみができる人

洋服を選びに妥協していませんか?

清潔な服装を心がけるのは当たり前ですが、地味過ぎるのも良くないですし派手過ぎるのも好まれません。

一番いいのは、あなたに似合った服装をすることです。

センスを磨いて、自分に似合うものを着る

秘書に選ばれる人⑧:一緒にいて楽しい人

まわりの人が楽しくなるような環境を作っていますか?

上司だけでなく、社内、社外の人から好かれる人でいることが大事だったりします。

人から好かれると仕事が円滑に回ります。

上手にコミュニケーションをとって、「この人と話したいな」と思われるようになりましょう。

楽しい会話を心がける。

秘書に選ばれる人⑨:時間を大切にできる人

時間を無駄に使っていませんか?

限られた時間の中で、成果を出せる人になることが大事です。

仕事は早い時間に終わらせて、プライベートの時間も楽しめる人でいましょう。

時間は有限だということを忘れない。

秘書に選ばれる人⑩:大事なことをすぐにメモれる人

話の中で「これは大事」と思ったことをメモしていますか?

「この情報は必要!」と感じたら、メモして、上司に報告します。

忙しい上司ほど、喜ばれます。

スマホのメモ機能をフル活用する

秘書に選ばれる人⑪:フットワークが軽い人

率先して自分から動いていますか?

突然のちょっとした買い出しや、雑務が発生するのが、秘書の仕事です。

買い出しが必要な時は、自分から動くことで、その後も必要とされる人になります。

「行きます!」「やります!」と言える人になる

秘書に選ばれる人⑫:自己投資を怠らない人

自分磨きをしていますか?

自分を磨くことをやめたとき、人の成長は止まってしまいます。

本を読む、運動する、お肌のお手入れをするなど、楽しみながら続けていくと良いですね。

内面も外見も、命ある限り磨き続ける。

秘書に選ばれる人⑬:ストレスを貯めない人

ストレスを貯めていませんか?

ストレスをためると仕事に影響が出たりするので、何も良いことがないですよね。

疲れがたまったり、少しイライラしてしまった時は、深呼吸して好きなことをやってストレスを貯めないようしましょう。

ノーストレスだといいことしか起こらなくなります。

自分なりのリラックスできる環境を作る。

秘書に選ばれる人⑭:悪いニュースほど早めに報告できる人

自分の思いで伝えない判断をしていませんか?

報告しようか悩むことは「気遣い」とは違います。

悩む前に報告することをおすすめします。

上司は悪い知らせほど早く知りたいので一刻も早く報告することが、一番大切だったりします。

伝えにくいことを伝えることで、より深い信頼関係も築けます。

悪いことは良いことより、報告する価値が高いことを知る。

秘書に選ばれる人⑮情報のキャッチが早い人

経営に関わる情報をキャッチするためにアンテナをはっていますか?

社内外の情報をいち早くキャッチするためには、良好な人間関係を築いておくことが大切です。

部下が上司には言えない悩みを抱えている場合、相談にのれるくらいの関係を築いておきたいですね。

「仕事を辞めたい」
「別の会社から引き抜きの話が来てる」
などの情報は早くキャッチしたいところです。

早い段階で分かれば、仕事に支障をきたさずに済みます。

会社にとって重要な情報をいち早くキャッチできるよう、アンテナを張る。

気づかいができるようになりたい人

「気づかいがちょっと苦手だな…」
「私ってあんまり気が利かない気がする」

という人は相手もよろこぶ 私もうれしい オトナ女子の気くばり帳でどんな気配りが喜ばれるかを確認してみるといいかもせれません。
中古だと数百円で買えます。

気配りがある程度できる大人な人であればサレンダード・ワイフ 賢い女は男を立てるを読んでみてください。

秘書としてはもちろんですが、女性として上手に生きていく法則が書かれています。

今よりもっとまわりから愛される人になれてしまう内容なので夫婦間や恋人間での関係にも役立ちます。

ちょっとした気づかいが、良い関係でいられる秘訣だったりするんですよね。

秘書に選ばれない人の4つの特徴【選ばれる人はやらない】

一緒に仕事ができない・仕事にならない人の特徴です。

秘書に選ばれない人の特徴①:自分のことを一番に考える人

どれだけ相手に尽くせるか?がポイントになので尽くすことが好きじゃない人には厳しいお仕事だと言えます。

逆に人に尽くすことが好きだったり、喜ばれることに生きがいを感じたりする人には天職だと思います。

人に尽くすことが嫌いなら秘書は諦めよう

秘書に選ばれない人の特徴②:自分が偉いと勘違いしてしまう人

大企業の社長ほど、まわりには取り繕おうとする人たちが集まってきたりします。

ときには、秘書に取り繕ってこようとする人もいたりします。

しかし絶対に忘れてはいけないのは

偉いのはあなたの上司であってあなたではありません。

偉いのは上司、秘書で偉くないことを忘れない。

秘書に選ばれない人の特徴③:秘密を守れない人

仕事面でもプライベート面でも上司の情報を多く取り扱います。

中には驚く友人関係があったり、家族の秘密があったりします。

驚いたとしても、人には言ってはいけません。

ついつい人に話したくなる人は、秘書は向いていません。

上司の情報は墓場まで持っていく

秘書に選ばれない人の特徴④:悪い意味で「女」を出す人

「女性らしさ」と「女らしさ」をはき違える人には、秘書はできません。

女性らしい立ち居振る舞いは、秘書に求められます。

しかし「女らしさ」を出す人は、秘書の仕事は務まりません。

例えば胸を強調した服を着る、超ミニスカートで足を組むなどです。

秘書って社長の愛人なの?

こんな質問をされたことがあります。

秘書って社長の愛人なの?の質問
社長が秘書に愛人を求める会社で成功してる会社は見たことがありません
愛人関係のある会社は家庭もうまくいっておらず負のエネルギーを発して不幸な人生送ってると感じます

健全な会社が大半ですが不健全な会社は社員を見て判断できますよ

類は友を呼びますから

秘書の仕事ってそんなに甘くないんですよ。
上司との距離が近いから「愛人」と思えることがあるかもしれません。
しかしその距離感だからこそ、支えることができるんですよね。

実際に秘書を愛人にしている人は男性、女性ともに仕事のできない人だったりします。
仕事にプライドがない人には仕事にプライドのない人が寄ってきます。

そんな会社が長続きすると思いますか?
社員を不幸にする会社は存続する意味もなく、世の中から排除されていきます。

女性の魅力は出しても、女の魅力は出さない。

信用されたときに秘書に選ばれる【信頼関係がすべて】


短い期間でも、この3つができたら、信頼関係を築くことはできます。

  1. 頼まれた仕事は確実にこなす
  2. 頼まれた仕事プラスアルファのことをする
  3. 間違えたら誠意をもってごめんなさい

この3つができれば、秘書に選ばれる確率はグッと高くなりますが、逆に1つでもできないと、選ばれることは少なくなります。

一流の経営者は
秘書をパートナーとして信頼します。

信頼関係の上でしか仕事は成り立たないので、信頼される秘書になれるよう心を込めて仕事をするように心がけましょう。

ここまで読んで秘書の仕事に興味があってチャレンジしてみたい!という方は
リクルートエージェントを使った感想【採用側の企業の立場で考えた】を参考にしてください。

具体的な秘書のお仕事と日常を知りたい方は【実体験で語る】秘書のお仕事【向いてる人だけ読んで下さい】をご覧いただくとイメージが湧くと思います。

【まとめ】こんな人が秘書に選ばれる

最初の質問に戻ります。

秘書の仕事に興味がある人「秘書の仕事に興味があるけど、どんな人が秘書に選ばれるんだろう?」

こんな人が選ばれます。

  1. 素直な人
  2. 気遣いができる人
  3. 思いやりがある人
  4. 話をしっかり聞く人
  5. 健康に気を使える人
  6. 3歩先を考えられる人
  7. 不愉快にさせない身だしなみができる人
  8. 一緒にいて楽しい人
  9. 時間を大切にできる人
  10. 大事なことをすぐにメモれる人
  11. フットワークが軽い人
  12. 自己投資を怠らない人
  13. ストレスを貯めない人
  14. 悪いニュースほど早めに報告できる人
  15. 情報のキャッチが早い人

秘書の仕事は、人間としても女性としても成長できるお仕事です。

お仕事を通して、ますます自分を磨いていけますように。

秘書のお仕事について、ご相談があれば、Twitterからどうぞ@takako1910
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