【秘書の仕事とは】秘書になりたい人必見！海外・国内出張同行
秘書になりたい人「秘書になりたい。出張同行ってどんなことするの？」
といった質問に答えます。
この記事を書いている私は15年間秘書の仕事をしてきた中で国内・海外出張を30回以上経験してきました。
2019年のベルギー出張の時の写真
これから秘書になりたい人や出張予定がある人は参考にしてください。
秘書の仕事が広く浅く様々なことに関わる仕事だというお話は以前書きました。
詳しくはなぜ派遣がおすすめ？役員・社長秘書で時給3,000円【2020年】をご覧ください。
今回は海外出張同行の仕事について解説していきます。
出張同行は思ってるほど甘くない
「海外に出張同行なんてうらやましい」
と言われることもありますが実際はうらやましがられるようなことはなく、むしろかなりハードだったりします。
出張同行するときは自分の上司だけではなく、お客様や海外からのゲストを一緒に案内することも多いんです。
例えばゲストの人数が多い場合は完全に添乗員の仕事に徹しますし、お客様を接待するときは完全に仲居さん役に徹します。
正直なところを言えば出張同行は避けたいというのが本音だったりするんですよ。
海外出張に求められるのは通訳と秘書の割合が8：2
海外出張に同行する場合、英語ができない上司であれば完全に通訳に徹することになります。
もともと海外旅行に慣れている上司であれば良いのですが海外に慣れていない上司の場合は語学だけでなく生活面のサポートも必要になります。
本人は悪気がなくても文化を知らない場合に恥をかかせることになってしまうので注意が必要なんです。
チップの金額・飛行機の乗り方・トイレの使い方など国によってさまざまな違いがありますよね。
なので小さな文化の違いも1つ1つレクチャーしなくてはなりません。
例えば紅茶の文化が根付いているイギリスでお客さまと食事をしたとき、数百種類ある紅茶の中からおすすめの紅茶を選んでくれたお客様の目の前で紅茶を頼まずコーヒーを頼もうとしたときとか。
「ビールが飲みたい」とシャンパンでスタートするのが主流なフランスでの会食の場でボソッと言ってみたりとか。
「お土産にチョコレートを買って帰ったらどうか？」とチョコレートが美味しいベルギーですすめられているのにチョコレートではなくクッキーを買おうとしたり。
「あなたはコミュニケーションが取れないのですか？」と相手に思われないようにできる限り事前にレクチャーしないといけません。
（私の通訳ができていないと思われるのも嫌ですしね）
恥をかかせないためにときにはニュアンスを大きく変えて訳したりしないといけません。
教訓：海外の文化に慣れていない上司には通訳意外にも細心の注意を払う必要がある。
国内出張で大変だったこと
日帰りで帰れる距離だったりすると1日で片付くので泊まりよりハードだったりします。
国内出張ある日のスケジュール（大阪）
| 8：30 | 朝食＆打ち合わせ |
| 9：00 | セミナースタート・受付 |
| 10：00 | メールチェック・空調等管理 |
| 12：00 | ランチ準備・お弁当とお茶等配布 |
| 13：00 | 午後のセミナースタート |
| 14：00 | レストラン最終人数報告 |
| 16：00 | セミナー終了・アンケート回収・片付け |
| 17：00 | 荷物発送・簡単な反省会 |
| 18：00 | ディナースタート |
| 21：00 | ホテルに戻るor自宅へ帰る |
国内出張同行の特徴
- 重たいものを結構持つ
- お客様の接待をしつつ社内の調整
- セミナーやイベント中にメール処理
国内出張では主にセミナーやイベントの手伝いで同行することが多いのですが、ゆっくりできる時間はほとんどありません。
資料をセミナールームに運んだりセミナー会場の準備をしたりレストランの予約の人数変更をしたりします。
出張中でも通常業務は発生しているのでセミナーが行われている間やすきま時間に通常業務をこなす感じになります。
教訓：国内出張では庶務・雑務・荷物持ちに徹することが多い。
海外出張で大変だったこと
通訳より、その国の文化を理解することの方が大変だったりします。
海外出張（ベルギー）ある日のスケジュール
小売業界の社長との出張だったのでスーパー視察は何度も行きます。
| 7：00 | 朝食＆打ち合わせ |
| 8：00 | タクシー移動打ち合わせ |
| 9：00 | ミーティング1件目 |
| 11：00 | タクシー移動 |
| 12：00 | ランチ＆打ち合わせ |
| 14：00 | ミーティング2件目 |
| 16：00 | スーパーマーケット視察 |
| 18：00 | ディナー |
| 22：00 | ホテル到着 |
海外出張の特徴
- 上司が迷子になる
- すりに合わないように見張る
- プライドを傷つけないようにそっと教える
好奇心が旺盛な上司の場合すべてが新鮮に見えるらしく、ひとりであちこち行ってしまうんですよね。
急ぎの時に限って姿を消したりするのはなぜなんでしょう？
また疲れがたまってくると気持ちが開放的になってしまい貴重品の管理がずさんになってしまうんです。
支払いの時にお財布を思いっきり開いていくら入ってるか見えてしまっていたりヒヤヒヤすることが多々あります。
その都度伝えますが子どもではないので何度も同じことを注意するのって気が引けるんです。
しかし時には命に係わることもあるので傷つかないようにやんわり伝える努力をしたりしていました。
教訓：海外出張では上司の迷子に気を付ける
出張のメリット
- 美しいものを触れられる
- 普段会えない人に会える
- おいしいものを食べられる
私はヨーロッパ―の建築物が好きなのでヨーロッパ出張のときはテンションが上がります。
また商談先のお客様は普段日本で生活していたら会えない人達だったりするので出会いに感謝することができます。
出張先で出会った人たちとは、その後も交流が続いていて長い人は10年以上連絡を取り合っています。
そして旅と言えば食事ですよね。
どんなに忙しくても食事は（通訳・接待付きですが）必ず取ります。
現地でしか食べられないおいしい食材やお料理を食べられることが唯一のご褒美です。
こちらはベルぎ出張の時の写真です。
お城の一角をレストランに改造したお部屋でベルギー名産のホワイトアスパラをおいしく頂きました。
出張のデメリット
- 家族との時間が過ごせない
- 出張が続くと時差についていけない
- やせる
私の場合は家族との時間が過ごせないことが一番つらいことだったりします。
また出張が続くと時差に体がついていけず昼夜逆転現象が起きたりします。
気力も体力も使うせいか、出張中は食事をしっかり食べていても痩せるんですよ。
これって私だけですかね？
出張同行で欠かせない３つのモノ
- 水着・ランニングシューズ
- ちょっといいジャケット
- ゴルフボール
宿泊先によってはプールがついているところが多いので朝食前の6：00くらいからひと泳ぎしたりします。
プールがないところでは早朝ランをします。
いつもと違う風景の中を走れるのは出張での一番の楽しみかもしれません。
ゴルフをやるわけでもないのにゴルフボールを持ち運ぶのは指圧に使うからなんです。
出張先のホテルや機内、移動のタクシーの中などでゴルフボールでコリをほぐしているんです。
床に置いて土踏まずのマッサージもできるし、腰や首のあたりをコロコロ転がすのもコリがほぐれて気持ちいいですんですよ。
秘書の仕事・出張同行【まとめ】
最初の質問に戻ります。
秘書になりたい人「秘書になりたい。
出張同行ってどんなことするの？」
- 海外出張の場合は通訳とお世話係
- 国内出張の場合は雑務係
ざっくりいうとこんな感じです。
1日が50時間くらいあるんじゃないかと思うほど実際は濃厚なスケジュールをこなします。
体力と気力の勝負でもありますが、人との出会い・おいしいものとの出会いがご褒美になりますよ！
自分が疲れても気配り・目配り・心配りを忘れなければ無事にこなせます。
大変ですが出張も楽しめる余裕があるといいですね！
秘書の仕事について質問がある人はTwitterでご連絡下さいませ。
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